De functionaliteiten
Wij waken erover dat de invulschermen of documenten altijd eenvoudig en overzichtelijk blijven, wat de gebruiksvriendelijkheid ten goede komt . Het invoeren van gegevens is volgens een logische en voor de hand liggende werkwijze die telkens terugkeert, zo raakt u dan ook zeer snel vertrouwd met het programma. Alle gegevens worden steeds meteen bewaard op uw harde schijf, u kan dus nooit vergeten iets te bewaren en uw wijzigingen kunnen zo nooit verloren gaan. Daarnaast is er een ingebouwde backup-functie die u er aan herinnert om regelmatig een backup te maken van uw dossiergegevens.

Efficiënt beheer van de gegevens van uw klanten, leveranciers.
Het voordeel van een klantenlijst is dat naast het automatisch invullen van de gegevens, zoals naam en adres, bij het opmaken van een nieuw document ook andere gegevens meteen al correct staan op het formulier. Dit zijn zaken zoals betalingsvoorwaarde, korting voor contante betaling of een algemene korting, een standaard facturatie-instelling en ook taal-instelling. Elke klant krijgt zo zijn documenten automatisch in zijn eigen taal. Alle documenttitels en vaste teksten zijn vrij aanpasbaar, zodat u uw te gebruiken talen zelf kan instellen.

Bijhouden van bestellingen en leveringen naar uw klanten.
Het stipt opvolgen van de nog uit te voeren handelingen, leveringen of werken voor uw klanten is belangrijk. U kan er alle gemaakte afspraken bijhouden, aantallen, prijzen, kortingen, gevraagde leveringsdata of speciale wensen van de klant. De Compacti software helpt u daarbij, en dan ook nog voor alle daaruit voorvloeiende administratie. Voor elke levering, alles ineens of gedeeltelijk, kan u meteen een leveringsbon of factuur opmaken zonder alles nogmaals te moeten overtypen. Dit is voor u een aanzienlijke tijdswinst.

Opmaken van offerte, bestelbon, leveringsbon, factuur, creditnota.
Een offerte naar een klant bevat vaak naast een eventuele opsomming van diverse goederen of handelingen ook nog allerlei afspraken die met de klant zijn gemaakt. Naast aantallen en prijzen kan je opmerkingen, betalingsvoorwaarden, leveringsdata, enz… perfect bijhouden. Handig is dat u de inhoud van een offerte automatisch kan overbrengen naar een leveringsbon of factuur. Deze uitwisseling van gegevens tussen verschillende documenten is een functionaliteit die u absoluut heel wat tijdswinst brengt.

Bijhouden van alle verschillende leveringen van goederen of
gepresteerde werkuren per werknemer op uw lopende werven.

Van elke werf kan u via werfbons bijhouden welke goederen er werden afgeleverd, hoeveel uren er werden gepresteerd, en door wie. Dit brengt u niet alleen overzicht en controle, maar maakt het u ook zeer makkelijk om dit alles dan over te brengen naar een factuur naar uw klant toe.

Opvolgen van openstaande rekeningen en binnenkomende betalingen.
De uitgevoerde betalingen door uw klanten dienen zeker correct en punctueel te worden verwerkt. Of een klant nu alles ineens betaalt of dit doet in verschillende transacties, u kan dit prima opvolgen. Het uitprinten van betalingsherinneringen is een taak die u volledig of gedeeltelijk automatisch kan laten gebeuren, terwijl u dit manueel altijd ook kan voor een specifieke klant. Op elke factuur komt een vervaldatum te staan waarmee dit programma dan kan controleren of de betaaltermijn is verstreken.

Bibliotheek met standaard teksten, tarieven, algemene voorwaarden.
Wat u zeker tijdswinst brengt is het aanleggen van een lijst met standaard teksten die u veel gebruikt, om deze dan later met één toets of muisklik te kunnen oproepen uit een selectielijst. Ook tarieven zoals recupel en batterijtaks worden in een lijst beheerd waarmee bij wijzigingen alle verbonden artikels automatisch correct komen te staan. Dan zijn er nog de instelbare verschillende betalingsvoorwaarden, de standaard teksten voor betalingsherinneringen naargelang hoever de betaaltermijn is overschreden, tabel met de postnummers, de tabel met de gebruikte BTW-tarieven, … allemaal éénmalig in te stellen om er later gebruik van te maken.

Beperkt tot standaard artikelen of volledige artikellijsten integreren.
Bepaal zelf uw manier van werken met deze software. Maak zelf uw eigen bibliotheek met standaard artikels die u vaak gebruikt in offertes of facturatie, of vul uw artikellijst met alle artikelen en merken die voor u van toepassing zijn. U kan dankzij dit programma dan zeer snel en efficiënt opzoeken en selecteren wat in het document moet worden ingevoegd. De artikelgegevens worden dan automatisch opgehaald en besparen u heel wat typwerk. Met de optie ‘artikel–import/update’ kan u externe artikellijsten opladen in uw programma.

Snel consulteerbare en gedetailleerde aan- en verkoopshistoriek.
Elke aankoop en verkoopstransactie is geregistreerd. Zo is het mogelijk een duidelijk overzicht te krijgen van de gerealiseerde omzet met een klant of leverancier of gewoon in totaal, dit per jaar of zelfs per maand. Een nog groter voordeel is dat u deze historiek kan raadplegen tot in het kleinste detail en zo bijvoorbeeld een voorbije verkoop opzoeken via een klantnaam, merk, artikeltype of –omschrijving.

Bijhouden van bestellingen en leveringen van uw leveranciers
.
Een eigen bestelbon naar uw leverancier opmaken heeft als voordeel dat dit zeer professioneel oogt, maar nog belangrijker is dat alles duidelijk geformuleerd is en door hen kan verwerkt worden met een veel kleinere kans op misverstanden. En u hebt dan ook altijd een overzicht van wat men u al of niet nog dient te leveren.

Met artikel-voorraadbeheer en inventarislijsten.
Indien u het voorraadbeheer in deze software gebruikt wordt voor elk artikel elke verkoop en aankoop verwerkt waardoor zo uw aantal op voorraad wordt bijgehouden. Wanneer u dit wenst ziet u na enkele muisklikken uw totale voorraadwaarde op uw scherm of op papier, of print uw voorraadlijst uit voor een controle of voor uw jaarlijkse inventarislijst.